Projectteams die in de loop van de tijd leren hoe lang een oplevering echt duurtElk afgerond project leert het volgende plan iets.

Vraag een team hoe lang de volgende oplevering duurt, en je krijgt de tijd die het zou moeten duren. Vraag hoe lang de laatste vijf duurden, en je krijgt een ander antwoord. De meeste teams stellen de tweede vraag nooit, omdat niemand de antwoorden heeft opgeschreven.

Waarom deadlines twee keer op dezelfde manier uitlopen

Te late projecten zijn zelden om nieuwe redenen te laat. De scope groeit een beetje na de kick-off. Een beslissing van de klant blijft open. Een klant valt twee weken stil. Een ander team heeft iets in handen wat jij nodig hebt. Elk van die dingen komt ruim voor de deadline ter sprake in een vergadering. En elk wordt vergeten tegen de tijd dat het volgende project wordt gepland.

Psychologen noemen het de planningsvalkuil. We plannen vanuit het beste scenario, zelfs als we onze eerdere gevallen kennen. De oplossing is niet meer discipline. Het is een verslag van wat er gebeurde, bijgehouden zonder extra werk.

Stap 1: leg vast hoe elk project afliep

Als een project klaar is, stelt Parley Notes de uitkomst voor op basis van de deadline. Jij bevestigt die met één tik, of past hem aan. Liep het uit, dan kies je waarom: de scope veranderde, de klant was te laat, het team kwam tijd tekort, iets anders hield het op, of een andere reden.

Dat is de enige extra stap. Al het andere staat al in je notities: elke taak uit de gesprekken, met eigenaar, datum en de vergadering waar hij vandaan komt.

Stap 2: vind je patronen

Na een paar projecten verschijnen er patronen. Parley Notes zet de signalen uit je vergaderingen naast hoe je projecten echt afliepen: scopewijzigingen, openstaande beslissingen, stille klanten, taken die op iemand anders wachtten.

In dit voorbeeld hadden de projecten die op tijd klaar waren gemiddeld één scopewijziging. De projecten die te laat waren, gemiddeld drie. Dat is geen regel voor elk team. Het is een regel voor dit team, geleerd uit zijn eigen projecten.

Stap 3: waarschuw op tijd

Als een lopend project begint te lijken op de projecten die te laat waren, hoor je het deze week, niet pas bij de deadline. Uitrol kliniek heeft sinds de kick-off drie scopewijzigingen gehad. De waarschuwing toont de laatste, woord voor woord:

"Kunnen we ook de tweede afdeling toevoegen vóór de livegang?"Dr. Hale · Wekelijkse check-in, 7 dec

Nu kun je afspreken wat verschuift voordat je ja zegt.

Stap 4: plan het volgende project vanuit je geschiedenis

Hetzelfde verslag maakt het volgende plan eerlijk. Als je data instelt voor een nieuw project, zie je hoe lang hetzelfde soort oplevering je team eerder kostte.

Jij kiest nog steeds de datum. Maar je kiest hem wetend dat het akkoord van de klant je acht dagen heeft gekost, niet drie. Na verloop van tijd komen plannen en uitkomsten dichter bij elkaar en wordt het team niet meer verrast door zijn eigen werk.

Wat het team krijgt

• Minder verrassingen bij de deadline.
• Een reden achter elke waarschuwing, gelinkt aan de vergadering waar het begon.
• Plannen die uitgaan van je eigen geschiedenis, niet van hoop.
• Geen urenstaten en geen formulieren. Eén tik als een project eindigt.